Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư hướng dẫn cụ thể về cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử, tức ID. Từ ngày 1/7, tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều được gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử (Nền tảng) để cấp mã định danh. Mỗi hợp đồng được gắn một ID, không trùng lặp. ID này được cấp một lần và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
Cấu trúc ID gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó, ký tự A gán với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 1/7/2026 thông qua eContract. Ký tự B gán cho hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy. Ký tự C dành cho hợp đồng điện tử giao kết trước ngày 1/7/2026.
12 ký tự số cấu thành như sau: 2 số đầu tiên là 2 số cuối năm hợp đồng được Nền tảng cấp ID. 10 ký tự số sau là dãy số được cấp ngẫu nhiên.
Ví dụ, A260123456789 là mã định danh của hợp đồng được gắn mã định danh từ ngày 1/7/2026. Mã số B269876543210 là hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy sang giao diện điện tử và được gắn ID năm 2026.
Người dân tham gia chương trình hỗ trợ cấp chữ ký số miễn phí tại Hà Nội. Ảnh: Trọng Đạt
ID này được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu theo đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động do Nền tảng xây dựng. Nhưng các mã này sẽ không thay thế cho ID.
Việc cấp ID tự động qua hệ thống thông tin của Nền tảng trong 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không đáp ứng điều kiện thì không được cấp ID, hệ thống tự động thông báo lý do từ chối. Nếu gặp sự cố kỹ thuật khi đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện sau khi khắc phục xong sự cố.
Thông tin trong hợp đồng lao động điện tử gồm ID, mã số hợp đồng, thời hạn, thời điểm bắt đầu và chấm dứt thực hiện, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, vị trí việc làm, mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung, chế độ nâng bậc/nâng lương, kỳ hạn, hình thức trả lương, chế độ và phúc lợi khác.
Hợp đồng điện tử sẽ được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày chấm dứt. Trường hợp lao động và người sử dụng lao động giao kết nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn lưu trữ tính từ ngày chấm dứt bản cuối cùng.
Với hợp đồng lao động điện tử chuyển đổi từ bản giấy, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng điện tử đi kèm dữ liệu và thông tin nhật ký chuyển đổi về Nền tảng. Thông tin nhật ký chuyển đổi gồm tên hệ thống hoặc phần mềm thực hiện; họ tên, chức vụ người chuyển đổi; thời gian hoàn thành; chữ ký số kèm dấu thời gian đính kèm tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong; trạng thái hệ thống xác nhận bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
Với hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 1/7/2026, nhà cung cấp eContract hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết rồi gửi về Nền tảng.
Người lao động và người sử dụng lao động truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử qua VNeID. Lao động dùng tài khoản định danh cá nhân còn người sử dụng lao động qua tài khoản định danh tổ chức. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập.
Tài khoản truy cập Nền tảng sẽ bị khóa một trong các trường hợp: theo đề nghị của chủ tài khoản, định danh điện tử của chủ tài khoản bị khóa, sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Thông báo về việc khóa hoặc mở tài khoản truy cập được Nền tảng tự động gửi cho chủ tài khoản theo email hoặc số điện thoại đã đăng ký.
Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ địa phương, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam và Ban Quản lý khu công nghiệp, kinh tế, chế xuất được cấp tài khoản quản trị của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Các đơn vị này được dùng tài khoản quản trị để trao quyền cho công chức, người lao động của mình xử lý nghiệp vụ, đồng thời chịu trách nhiệm về các tài khoản này để đảm bảo an ninh mạng trong quá trình khai thác, quản lý. Nhà cung cấp eContract hàng quý hoặc đột xuất báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng điện tử khi có yêu cầu từ Bộ Nội vụ.
Chậm nhất ngày 1/7, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức đưa vào vận hành. Cùng thời điểm, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được tiến hành trên cả nước.
Hồng Chiêu
